Trâmite Processual · Protocolo e processo eletrônico

Para quem é

Para quem não pode perder um processo nem um prazo

Prefeituras, câmaras, secretarias, autarquias, conselhos de classe, universidades e empresas com protocolo central. O Trâmite resolve o que mais atrasa o andamento dos processos.

"Ninguém sabe em que mesa o processo está."

Cada processo mostra com qual setor e com qual pessoa ele está agora, e todo o caminho que já percorreu.

"O processo chega e ninguém dá o recebido."

O envio só se completa quando alguém do setor de destino recebe. Até lá, ele aparece como pendente para todos.

"Os prazos vencem sem ninguém perceber."

O sistema conta o tempo em dias úteis, com feriados, avisa antes de vencer e mostra os atrasados.

"Achar um documento antigo leva horas."

A busca procura dentro do texto dos documentos, inclusive dos escaneados, e mostra o trecho encontrado.

"Para mandar o processo, é preciso juntar tudo."

O processo completo sai em um único PDF, com folhas numeradas, índice e a folha de despachos no final.

"Processo sigiloso circula na mão de todos."

Cada processo é normal, restrito ou confidencial, e só quem deve vê o conteúdo.

Como funciona

A vida de um processo, passo a passo

Todo o trabalho é feito no navegador. Cada setor tem a sua caixa de entrada e cada movimento fica registrado com data, hora e responsável.

ProtocoloAbre o processoInforma assunto, interessados e nível de acesso. O número é gerado na hora, no formato da instituição, e a capa sai em PDF.
ServidorJunta os documentosEnvia PDFs e imagens ou escreve no editor. Cada documento recebe número de folha e uma impressão digital que comprova que não foi alterado.
ServidorDespacha e enviaEscreve o despacho e escolhe o setor ou a pessoa de destino. O despacho entra na folha de despachos do processo.
Setor de destinoRecebeQualquer colega do setor pode receber, menos nos confidenciais, que só a pessoa indicada recebe. A partir daí, o processo está com ele.
GestorAcompanha prazos e volumeVê o que está em andamento, o que está parado e o que venceu, por setor, com filtros e exportação.
ProtocoloConclui e arquivaO processo é concluído e arquivado, com todo o histórico preservado. Nada é apagado.

Funções em detalhe

Do protocolo ao arquivo, tudo rastreado

Protocolo

Abertura com número e capa

Numeração automática no formato da instituição: ano, sequência, área, setor e dígito verificador.
Capa em PDF com os dados do processo e QR Code de conferência.
Interessados com CPF ou CNPJ validados.
Tipos de processo com prazo e nível de acesso padrão.

Número que não se repeteMesmo com várias pessoas abrindo processos ao mesmo tempo.

Conferência públicaQuem recebe uma cópia confere a autenticidade pelo QR Code, sem precisar de senha.

Documentos

Documentos que não podem ser adulterados

Envio de PDF e imagens, ou texto escrito direto no editor.
Impressão digital (SHA-256) de cada arquivo, conferida a cada abertura.
Leitura do texto de documentos escaneados (OCR), para a busca encontrar.
Versões e substituição: o documento antigo continua no processo, marcado como substituído.
Folha de despachos única no final do processo, crescendo a cada despacho.

Rascunho até juntarO documento só passa a fazer parte do processo quando é juntado, no despacho ou pelo botão "Juntar".

Visualizador no navegadorOs PDFs abrem dentro do sistema, sem baixar nada.

Tramitação

Envio, recebimento e caixa do setor

Despacho e envio para um setor ou para uma pessoa.
Recebimento por qualquer pessoa do setor (nos confidenciais, só pela pessoa indicada).
Caixa do setor com abas: a receber, em andamento e histórico, feita para setores com milhares de processos.
Contagem do tempo em cada setor e no processo inteiro.

Um processo, um dono por vezO sistema impede que dois setores fiquem com o mesmo processo ao mesmo tempo.

Movimentos registradosQuem enviou, quem recebeu, quando e com qual despacho, para sempre.

Prazos, busca e relatórios

Nada esquecido, tudo encontrado

Prazos em dias úteis, com o calendário de feriados da instituição.
Avisos no sistema antes do vencimento e na chegada de novos processos.
Busca por número, assunto, interessado e texto dos documentos, sem acentos e com o trecho destacado.
Processo consolidado em PDF, com "fl. 1 de 20", índice clicável e capa.
Relatórios por setor, situação e prazo, com exportação para planilha.

A busca respeita o sigiloUm processo restrito ou confidencial nunca aparece na busca de quem não pode vê-lo.

Arquivamento automáticoProcessos concluídos são arquivados pelo tempo definido. Nunca são excluídos.

Segurança e controle

Um histórico em que se pode confiar

Num processo, o que importa é poder provar o que aconteceu. O Trâmite foi feito para que nada seja alterado sem deixar rastro.

Três níveis de acessoNormal: as áreas por onde o processo passou. Restrito: os setores envolvidos. Confidencial: só as pessoas indicadas.

Histórico imutávelMovimentos e auditoria não podem ser alterados nem apagados, nem mesmo direto no banco de dados.

Perfis por área e setorCada pessoa tem as permissões do seu papel, na instituição inteira, numa área ou num setor.

Acesso protegidoSenhas guardadas com Argon2, limite de tentativas de login e sessão que expira.

Arquivos guardados à parteOs documentos ficam num armazenamento próprio e só abrem pelo sistema, com permissão e registro.

Backup diárioCópia todos os dias do banco de dados e dos arquivos dos processos.

Números

Feito para o volume de uma instituição grande

Medido com um setor recebendo 20 mil processos.

20 mil: processos na caixa de um único setor, sem a tela ficar lenta
0,2 s: para abrir o histórico do setor com esse volume
3: níveis de acesso: normal, restrito e confidencial
210+: testes automáticos conferem regras, permissões e telas a cada versão

Preço

Um valor mensal para a instituição inteira

Todas as funções, sistema na nuvem, armazenamento dos documentos, atualizações e backup diário incluídos.

Teste grátis por 30 dias, com todas as funções liberadas. No plano anual, você paga 10 meses e usa 12.

R$ 2.000/mês ou R$ 20.000 por ano Testar grátis por 30 dias

Perguntas frequentes

O que as instituições perguntam antes de começar

Como funciona o teste grátis?

A instituição usa o Trâmite por 30 dias com todas as funções liberadas, com a ajuda da NDR para cadastrar áreas, setores e tipos de processo. No fim, escolhe o plano mensal ou anual.

O número do processo pode seguir o formato que já usamos?

Sim. O formato é configurável: ano com 4 ou 2 dígitos, sequência, sigla da área ou do setor e dígito verificador, na ordem que a instituição usa.

Dá para colocar documentos em papel no processo?

Sim. O documento é escaneado e enviado em PDF ou imagem. O sistema lê o texto do documento escaneado para que ele apareça na busca.

Quem pode ver um processo?

Depende do nível escolhido na abertura. Normal: as áreas por onde ele passou. Restrito: os setores envolvidos. Confidencial: só as pessoas indicadas e quem recebeu acesso explícito.

E se alguém do setor estiver de férias?

Qualquer colega do setor pode receber e dar andamento ao processo enviado ao setor, exceto nos confidenciais.

Consigo mandar o processo inteiro para alguém de fora?

Sim. O processo consolidado sai em um único PDF, com folhas numeradas, e a autenticidade pode ser conferida pelo QR Code.

Como é a implantação?

Cadastro da estrutura da instituição (áreas, setores e pessoas), definição do formato do número, dos tipos de processo e dos prazos, treinamento das equipes e acompanhamento no início.

Quer ver o Trâmite funcionando com os processos da sua instituição?

Marcamos uma demonstração com o fluxo do seu protocolo, presencial ou on-line.

Testar grátis por 30 dias Acessar o Trâmite

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